Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution

Tagg: nyhet

Samordnad varudistribution – en genväg till bättre lagerhållning i pandemin

Samordnad varudistribution har hjälpt flera kommuner att klara varuförsörjningen under coronapandemin. Samlastningen har varit ett stöd för kommunerna i att bygga upp och hålla lager av sjukvårds- och skyddsutrustning under krisen. Det visar vår senaste rapport ” Kommunal samlastning och krisberedskap: erfarenheter från 2020″.

Kommunal samordnad varudistribution innebär att en eller flera kommuner tar emot alla sina leveranser på en central och därifrån samlar ihop och kör ut varorna till skolor, äldreboenden och andra kommunala verksamheter. På så sätt minskar kommunen antalet leveranser, antal körda kilometer och därmed sina utsläpp. I Sverige har 45 kommuner infört samlastning och representanter för drygt hälften av dessa har intervjuats i rapporten.

“Att arbeta med samordnad varudistribution innebär att en kommun skaffar sig kontroll över sin varuförsörjning. Därför har kommunal samlastning och kommunalt kris- och beredskapsarbete många beröringspunkter. Vi har velat undersöka hur dessa kopplingar ser ut och om samlastning kan vara ett verktyg för att stärka den kommunala beredskapen”, säger Emil Levin, projektledare och författare till rapporten.

Under pandemiåret 2020 har leveranserna av sjukvårds- och skyddsutrustning sviktat och många kommuner har tvingats hitta nya leverantörer för att bygga upp lager av bland annat nödvändig skyddsutrustning.

“Flera kommuner berättar i rapporten att de har kunnat utnyttja sin kapacitet och kunskap till att bygga upp lager och logistik för skyddsutrustning. Samordningskommuner har därmed ett försprång när det kommer till att bygga upp beredskapslager (eller omsättningslager) med en robust transportapparat och redan sammanställd registerinformation över leveransadresser, varuinköp och volymer, vilket varit en stor tillgång för kommuners kris-och beredskapsorganisationer”, säger Olof Moen, forskningsledare.

“Samordnad varudistribution möjliggör även för lokala livsmedelsproducenter att delta i kommunala upphandlingar och på så vis ökar självförsörjningsgraden av livsmedel, som påtalas i den nationella livsmedelsstrategin.”

En slutsats i rapporten är att effektiviteten som regel ökar när fler och större varuflöden ingår i den samordnade varudistributionen.

“Därför vill vi uppmana kommuner och regioner som planerar att bygga upp beredskapslager att utreda om det ska göras tillsammans med ett bredare samlastningssystem, kanske tillsammans med andra kommuner”, säger Emil Levin som anser att även kommuner som inte alls är intresserade av samordnad varudistribution kan dra nytta av den kunskap och erfarenhet som finns hos Sveriges samlastningskommuner när de bygger beredskapslager.
 
“Det finns mycket att lära om sådant som varuhantering, upphandling, kravställning, uppföljning och logistik. En viktig aspekt av detta är digitaliserade processer, som borgar för effektivitet, kontinuitet och löpande uppföljning.”


Läs rapporten
Kommunal samlastning och krisberedskap: erfarenheter från 2020
För mer information, kontakta Emil Levin.
emil.levin@lansstyrelsen.se
010-224 14 48

Halmstad på väg mot sin tredje upphandling

Michael Elofsson, verksamhetschef för kommuntransport i Halmstads kommun, har börjat förbereda sin tredje upphandling av samordnad varudistribution. Den första var 2007 och nästa ska vara klar i augusti 2020 och driftsättas ett halvt år senare för att få tid till att sätta nya rutiner om det blir en ny leverantör.

Halmstads kommun transporterar allt från sin distributionscentral ut till verksamheterna, en lastbil kan föra med sig såväl livsmedel som andra varor som går att transportera samtidigt. Sådant som smutstvätt och entrémattor bokas som specialflöde och körs separat. Den nuvarande transportören är lokal, Halmstad Delivery AB, och valdes ut i upphandlingen 2014 trots att den inte var billigast.

Man måste våga vara kritisk. Det är en så viktig upphandling för kommunen. Jag konstaterade att den som hade lägst anbud skulle gå 800 000 back om året och det är inte hållbart. Det skulle drabba våra verksamheter genom dåliga leveranser. Vårt beslut blev överklagat, men vi fick rätt i förvaltningsdomstolen. Kalkylerna höll inte, säger Michael Elofsson.

Sedan starten har mycket förändrats. Första året omfattade varudistributionen 23 000 ordrar som beställdes via telefon och leverantörernas webbshoppar, 2018 var det 85 000 ordrar som hanterades digitalt via kommunens beställarstöd.  Dessa resulterade i 24 000 stopp.

Tidigare var det ingen ordning alls. Det kördes hit och dit och varje order blev en transport. Med samordningen har vi alltså undvikit 60 000 transporter i kommunen under förra året.  Förutom den rena miljövinsten, har det påverkat arbetssituationen ute i verksamheterna. Någon skulle ju ha tagit emot de här transporterna, nu har de haft möjlighet att jobba med sin kärnverksamhet.

Michael Elofsson lyfter också fram säkerheten, inte minst kring skolor, som har blivit avsevärt bättre när transporterna blivit färre. De lokala leverantörerna har ökat, även om Michael Elofsson tror de kan bli ännu flera.

Det handlar om att bryta upp större upphandlingar i tårtbitar, och vi har kommit en bit på vägen, men här finns mer att göra.

I sin kommande upphandling är ambitionen att utveckla digitaliseringen ytterligare.

En begränsning är att det inte finns någon inköpsportal på marknaden som har en riktigt bra lösning för att koppla ihop leverantör, kund och distributionscentral. Här hoppas jag att det sker en utveckling, säger Michael Elofsson.