Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution

Sex norrlandskommuner snart klara med förstudie

Den 4 juni samlades återigen deltagarna i Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistributions kurs i Sundsvall. De var den tredje och avslutande dagen på kursen för sex kommuner i Hälsingland och Medelpad, och nu var det dags att börja sammanställa allt de lärt sig.

David Braic, upphandlingschef i Växjö kommun, berättade om sina och Växjös erfarenheter både av att värdera kostnader och nyttor med samordnad varudistribution och att upphandla för fler lokala leverantörer och lägre pris.

Den sista dagen på kursen om samordnad varudistribution hade ett delat fokus. Förmiddagen ägnades åt att berätta om hur kommunerna kan göra kostnads-nyttoanalyser av att införa samordnad varudistribution. Samordnad varudistribution kan föra med sig många nyttor som är svåra att värdera i reda pengar. Genom att ställa upp nyttorna systematiskt går det i alla fall att närma sig ekonomiska värden för exempelvis minskade utsläpp från transporter och ökad leveransprecision. En kostnads-nyttoanalys ger kommunens beslutsfattare ett underlag för att kunna väga de kostnader som det innebär att implementera och driva samordnad varudistribution mot de vinster som väntas uppstå.

Eftermiddagen handlade om upphandling av varor under samordnad varudistribution. När leverantörerna inte sköter distributionen till alla kommunens enheter borde priset på varorna kunna sjunka. En utmaning som många kommuner stöter på är att få den rabatt som anses rimlig från de leverantörer som lämnar anbud. Det finns en rad olika sätt för en kommun att angripa detta i upphandlingen och deltagarna fick höra ett framgångsrikt exempel från Växjö kommuns upphandlingschef David Braic.

Nu är kursen avslutat och de deltagande kommunerna ska färdigställa sina förstudier. Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution tillhandahåller en rapportmall och vägleder kommunerna hela vägen fram.

Till hösten planerar Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution fler kurser runtom i Sverige för kommuner som vill arbeta med frågan. Borde vi komma till din del av landet? Hör då av dig till vår utbildningsansvarige Emil Levin, emil.levin@lansstyrelsen.se, 010-224 14 48.

E-handel och samordnad varudistribution: en vinn-vinn-situation

Den 15 maj samlades åter representanter för kommuner i Gävleborgs och Västernorrlands län i Sundsvall. Det var dags för den andra dagen av tre av den kurs som Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution anordnar. På plats fanns deltagare från Hudiksvall, Ljusdal, Sundsvall, Timrå och Ånge.

Temat för dagen var kopplingen mellan samordnad varudistribution och kommunens inköpsprocess. Fokus låg på e-handel med en föreläsning av Johan Wallström, e-handelsansvarig i Borlänge kommun. Många kommuner ser e-handel som en förutsättning för samordnad varudistribution, men e-handel för med sig väldigt många vinster för en kommun alldeles oavsett vilken typ av varudistribution kommunen tillämpar. Genom e-handel kan en kommun höja sin ramavtalstrohet, följa upp sina inköp på ett smidigt sätt och skapa automatisk hantering av fakturor, saker som sparar stora resurser.

Många kommuner som arbetar med samordnad varudistribution gör det för de ökade möjligheterna att få fler varuleverantörer, inte minst små och lokala livsmedelsproducenter. Även här utgör e-handel ett viktigt verktyg. Med rätt stöd från kommunen kan e-handel underlätta för leverantörerna att ta emot kommunens beställningar och att fakturera. För kommunens beställare underlättar e-handel när antalet leverantörer växer, eftersom de slipper hålla reda på vilka varor de ska beställa från vilken leverantör.

I juni hålls den tredje och avslutande kursdagen i Sundsvall med fokus på kostnads-nyttoanalys och varuupphandling. Efter det ska de deltagande kommunernas projektledare färdigställa sina utredningar som kommer utgöra underlag till beslut om att implementera samordnad varudistribution.

Till hösten planerar Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution fler kurser runtom i landet för kommuner som vill arbeta med frågan. Är din kommun intresserad av att delta? Hör då av dig till vår utbildningsansvarige Emil Levin, emil.levin@lansstyrelsen.se, 010-224 14 48.

Logistikhub i Mariestad

Mariestads kommun har nyligen inrättat en logistikhub för samlastning av varor som ska vidare till olika kommunala verksamheter. Peter Johansson är arbetshandledare och ansvarig för den nya huben som varit aktiv i knappt en månad. Han berättar att mottagarna är positiva till den nya omlastningscentralen eftersom det blir mindre trafik på skolområdet och eftersom det är bra för miljön. 

När godset från leverantörerna kommer till huben plockas det av och läggs på respektive pallplats på lagret. När det sedan är dags för leverans lastas godset på bilen och körs ut på rätt slinga till mottagaren. Kommunen har ca 130 mottagare och alla har tilldelats specifika leveransdagar. Tanken är att i förlängningen ska alla varor, inklusive mat, distribueras från logistikhuben men nu i början är det bara vissa varor som samlastas där och skickas vidare till kommunens enheter.

Leveranserna utförs enbart med elektriska distributionsbilar tack vare den satsning för hållbara transportlösningar och energisystem, ElectriVillage, som Mariestad arbetar med. Satsningen har ett tydligt näringsperspektiv – så kan omställning till elfordon bidra till industriell förnyelse, nya arbetstillfällen och en hållbar miljö.

Eftersom logistikhuben bara har varit aktiv sedan den 8 april är det fortfarande mycket nytt och de har fortfarande en del saker kvar att slipa på. Arbetet med att starta huben påbörjades under 2018 då en projektledare började sondera terrängen. Först var det tänkt att en gammal gymnastiksal skulle användas som lokal men den visade sig inte vara lämplig för verksamheten. Lyckligtvis hittade de en annan lokal som var bättre anpassad. Det har varit mycket att tänka på, såsom att skaffa rätt redskap och hjälpmedel till verksamheten och att ha rätt mängd personal på plats.

När det gäller bemanningen av logistikhuben finns det även en social dimension. Huben drivs av personal och deltagare från Arbetsmarknadsenheten. Det innebär att Mariestad kan erbjuda sysselsättning inom lager och logistik till personer som står långt från arbetsmarknaden, med målet att ge dem erfarenhet för att i nästa steg kunna söka lämpliga jobb inom området. Det finns planer att även starta en truckutbildning i lokalen vilket ska ge en tydlig koppling mot det lokala näringslivet och deras arbetskraftsbehov.

Fokus på Norrland

Den 16 april fick tjänstepersoner och politiker från Sundsvall, Ånge, Ljusdal, Hudiksvall och Nordanstig delta i ett fullmatat program då Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution höll den första av vårens tre workshopdagar i Sundsvall.

Av Sveriges 290 kommuner har över 40 infört samordnad varudistribution eller var sjunde svensk kommun, men ingen norr om Dalälven som avgränsar Norrland. Nationellt centrum ser en stor potential främst med tanke på de stora avstånd som finns, där samlastning drastiskt minskar antalet fordonskilometer för kommunens varuleveranser och därmed också miljöbelastningen.

Dagen innehöll en introduktion till samordnad varudistribution i svenska kommuner och de olika frågor och val som varje kommun som vill införa samlastning ställs inför. Samordnad varudistribution är en komplex fråga som berör kommuners inköpsprocess med e-handel, upphandlingsfrågor och logistik för den egna varuförsörjningen, som ingår som delmoment i kurspaketet. Engagemanget var stort med många frågor och knepiga diskussioner.

”Det är viktigt att en kommun som vill införa samordnad varudistribution arbetar systematiskt och tar ställning i alla de val som måste göras” säger Tina Persson, projektledare hos det nationella centrumet med mångårig erfarenhet från implementeringen och driften av den samordnade varudistributionen i Ystads, Tomelillas och Simrishamns kommuner. ”Vi har så mycket erfarenhet att dela med oss av nu. Om vi lyckas så slipper de här kommunerna upprepa de snedsteg som vi andra råkat göra.”

För de deltagande kommunerna utmynnar kursen i en utredning av förutsättningarna för samordnad varudistribution. Från det här första kurstillfället fick deltagarna i läxa att samla in data om varuleveranserna till kommunen. När en kommun har samlat sådan data går det att simulera hur en samordnad varudistribution skulle kunna se ut.

”På Österlen gick vi från över tjugosex tusen leveranser om året till strax över sex tusen, alltså en minskning på tre fjärdedelar. När vi gjorde en simulering i Gävleborgs län såg vi att potentialen är lika stor även i den delen av landet. Det vi vill göra nu är att hjälpa kursdeltagarna att förverkliga den potentialen i sina kommuner.”

Kursen fortsätter under maj och juni. Till hösten planerar Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution fler kurser runtom i landet för kommuner som vill arbeta med frågan.

Workshop i Tomelilla

Under torsdagen den 22 mars anordnade Nationellt Centrum en workshop i Tomelilla kommun med genomgång av Ystad-Österlenkommunernas upplägg för Trelleborgs kommun, som kom med en delegation på fem personer. Från Nationellt Centrum deltog Olof Moen och Christina ”Tina” Persson.

Värd var Ingela Dejenfelt, kostchef och e-handelsansvarig i kommunen, som tog över som logistiksamordnare för Simrishamns, Tomelillas och Ystads kommuner under förra hösten när Tina flyttade till Nationellt Centrum.

Ingela började dagen med en genomgång av hur köken upplevde övergången från fri leverans till samlastning, för att sedan berätta om sina olika roller, vilket inte är ovanligt i en liten kommun som Tomelilla (drygt 13 000 invånare) där Ingela exemplifierar hela inköpsprocessen i en person.

Det var intressant att hör hur Tomelilla genom e-handel styrt upp sin inköpsprocess med två utbildningstillfällen (krav på certifiering) där endast de 29 kockarna i köken gör beställningar och att ”övriga varor” begränsats till en samlad beställning varannan vecka. Till de övriga varorna har antalet beställare minimerats för att säkerställa att beställningar endast sker från ramavtalssortimentet.

Därefter diskuterades transportupphandlingen och vad som ska ingå, behovet av att synkronisera (och integrera) både livsmedelsupphandlingar, övriga varor och externa avtal (Kommentus) med text både i FFU och avtalsparagrafer. Dagen avslutades med besök på GDL:s distributionscentral i Tomelilla och ett uppskatta besök på Hasse-å-Tagemuseet, ”världens minsta museum”.

Region Gävleborg färdiga med förstudie

Avslutningen av Region Gävleborgs projekt ”Förstudie samordnad varudistribution”, samlade representanter från samtliga deltagande kommuner, LRF:s representant i regionen samt näringslivsrepresentanter för lokalproducerade livsmedel. Från Nationellt Centrum deltog Olof Moen och Tina Persson.

Seminariet i Söderhamn började med en genomgång av rapporten och en livlig diskussion kring miljöaspekter och lokala livsmedelsproducenters möjligheter att lämna anbud i kommunala upphandlingar. Dessa frågeställningar diskuterades i grupper där konsensus var att miljö var den stora vinnare och trögheten låg i den kommunala organisationen.

Studiens syfte var att utreda samordnad varudistribution i de 8 kommuner som deltog och resultatet av kommunal samlastning visar på en markant besparingspotential i fordonskilometer och antal fordon på vägarna.

Den totala besparingen var 73,9% i trafikarbete (fordonskilometer), men det mest anmärkningsvärda var att mätarsträckan till en kommun från distributionscentralens lokaliseringen stod för ca 80 % av det totala trafikarbetet. Det innebär att avståndet mellan enheter som betjänas var i sammanhanget lägre än vad motsvarande nyckeltal är i södra Sverige med betydligt högre antal invånare per kvadratkilometer.

Denna iakttagelse är kanske det mest uppseendeväckande resultatet från studien och kommer att ha stor betydelse för samhällsekonomiska vinster (minskad miljöbelastning) i Norrlandskommuner om samordnad varudistribution införs.

I en kommentar säger uppdragsgivare Anna Backlin från Region Gävleborg. ”Rapportens resultat är en viktig pusselbit som delmoment i arbetet med vår regionala livsmedelsstrategi”.

Kommuner driver på miljölösningar för transporter

När det gäller utsläpp från transporter är det städer och kommuner som driver utvecklingen framåt, snarare än EU eller enskilda stater. Det säger Jon Williamsson, forskare på handelshögskolan i Göteborg, en av föreläsarna på nätverksmötet för kommunal samordnad varudistribution i Borås i slutet av januari.

“Transportsektorn är den enda som ökat sina utsläpp i EU under perioden 1990–2015, dessutom med hela 23 procent,” säger Jon Williamsson.

En förklaring är att det saknas tydliga styrmedel, såväl nationellt som på Europanivå. I stället hoppas många på tekniska innovationer och billigare teknik, som med utvecklingen för elfordon där priserna nu nästan är i nivå med fossilbränslefordon.

“Risken är att prisutvecklingen för elbilar planar ut då efterfrågan på litium och sällsynta jordartsmetaller ökar. När det gäller biobränslen finns kapacitet att täcka betydande delar av vårt nationella behov för transporter, men där dröjer utvecklingen för att de politiska styrmedlen är svajiga, säger Jon Williamsson som tycker det är förståeligt att kommuner tar egna initiativ likt samordnad varudistribution för att påverka den lokala miljön.”

Han påpekar att ett hållbart transportsystem inte enbart handlar om fossilneutralitet utan även om energieffektivisering vilket är ett viktigt resultat av samordnad varudistribution.  

På lokal nivå går det enklare att hitta nyttor och mervärden i att satsa på färre transporter, där minskad klimatbelastning och en attraktiv stadsmiljö är några av de mest självklara. Jon Williamsson har följt projektet Älvsstadsleveransen, där Göteborgs stad arbetar på att skapa en transportlösning för den planerade stadsdelen Frihamnen med omkring 15 000 invånare.

Målet är att samordna alla godstransporter in och ut ur stadsdelen, såväl till kommunens verksamheter som till de boende: varor, paket och post. Tanken är att dessutom få med avfallstransporterna på utvägen. Utredningsfasen är klar och projektet är förankrat inom kommunen och bland fastighetsägare.

“Den här typen av system är svåra att få till i befintlig bebyggelse. Förutsättningarna ökar när man kan bygga in det i planeringen av området. Utmaningen är nu att hitta en part från näringslivet som kan vara med och utveckla projektet och hitta en fungerande affärsmodell,” säger Jon Williamsson som tycker att näringslivet har mycket att vinna på att samarbeta med kommuner som vill hitta nya lösningar.

“Urbana godstransporter är ett område där det över lag ännu inte införts några tuffare regleringar eller starka och allmänna styrmedel. Men om näringslivet misslyckas med klimatutmaningen blir det sannolikt så att det offentliga får mandat att gå in och agera kraftfullt. Därför menar jag att det är klokt av näringslivet att i en tidig fas vara öppet för projekt tillsammans med kommuner.”

Halmstad på väg mot sin tredje upphandling

Michael Elofsson, verksamhetschef för kommuntransport i Halmstads kommun, har börjat förbereda sin tredje upphandling av samordnad varudistribution. Den första var 2007 och nästa ska vara klar i augusti 2020 och driftsättas ett halvt år senare för att få tid till att sätta nya rutiner om det blir en ny leverantör.

Halmstads kommun transporterar allt från sin distributionscentral ut till verksamheterna, en lastbil kan föra med sig såväl livsmedel som andra varor som går att transportera samtidigt. Sådant som smutstvätt och entrémattor bokas som specialflöde och körs separat. Den nuvarande transportören är lokal, Halmstad Delivery AB, och valdes ut i upphandlingen 2014 trots att den inte var billigast.

Man måste våga vara kritisk. Det är en så viktig upphandling för kommunen. Jag konstaterade att den som hade lägst anbud skulle gå 800 000 back om året och det är inte hållbart. Det skulle drabba våra verksamheter genom dåliga leveranser. Vårt beslut blev överklagat, men vi fick rätt i förvaltningsdomstolen. Kalkylerna höll inte, säger Michael Elofsson.

Sedan starten har mycket förändrats. Första året omfattade varudistributionen 23 000 ordrar som beställdes via telefon och leverantörernas webbshoppar, 2018 var det 85 000 ordrar som hanterades digitalt via kommunens beställarstöd.  Dessa resulterade i 24 000 stopp.

Tidigare var det ingen ordning alls. Det kördes hit och dit och varje order blev en transport. Med samordningen har vi alltså undvikit 60 000 transporter i kommunen under förra året.  Förutom den rena miljövinsten, har det påverkat arbetssituationen ute i verksamheterna. Någon skulle ju ha tagit emot de här transporterna, nu har de haft möjlighet att jobba med sin kärnverksamhet.

Michael Elofsson lyfter också fram säkerheten, inte minst kring skolor, som har blivit avsevärt bättre när transporterna blivit färre. De lokala leverantörerna har ökat, även om Michael Elofsson tror de kan bli ännu flera.

Det handlar om att bryta upp större upphandlingar i tårtbitar, och vi har kommit en bit på vägen, men här finns mer att göra.

I sin kommande upphandling är ambitionen att utveckla digitaliseringen ytterligare.

En begränsning är att det inte finns någon inköpsportal på marknaden som har en riktigt bra lösning för att koppla ihop leverantör, kund och distributionscentral. Här hoppas jag att det sker en utveckling, säger Michael Elofsson.

Tre av fyra fordon skulle kunna plockas bort från vägarna – resultat från förstudie i Gävleborgs län

Energikontor Sydost utförde 2018 en studie på uppdrag av Region Gävleborg. Studien har koppling till regionens arbete med livsmedelsstrategin och har lagt fokus på miljönyttor och undersökt samordning av transporter för varor i länets kommuner. Resultaten från en simulering med en gemensam terminal där alla varor lämnas, sampackas och sedan samkörs till kunden, visar potential för väsentligt minskat trafikarbete: tre av fyra fordon skulle kunna plockas bort från vägarna. Transportkrav till varje enhet försvinner och rent näringspolitiskt öppnar det upp för fler leverantörer, däribland lokala, att konkurrera om kommunernas livsmedelsavtal.

Läs mer i rapporten Region Gävleborg: Förstudie samordnad varudistribution. Miljökonsekvensutredning för införande.

För mer information, kontakta Christina Persson

Nätverksträff i Borås

I slutet av januari arrangerade Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution sitt fjärde nätverksmöte. Som vanligt var det brett deltagande från medlemskommunerna och dagen varierades med gruppdiskussioner, inspirationsföreläsare samt återkoppling från tidigare frågeställningar. Temat för dagen var ”tio-procentaren” d.v.s. – hur kommunerna får sina varupriser att sjunka i och med att transportarbetet för leverantörerna minskar.

Vidare konstaterades att det arbete som centrumet gjort tillsammans med SKI Kommentus (förtydligande i framtida ramavtal) fått gehör. Det innebär att nya avtal i framtiden kommer fungera bättre för både kommun och beställare i de fall man nyttjar konceptet samordnad varudistribution. Sista punkten för dagen berörde e-handel och nyheter kopplat till uppdateringen av SFTI-standard.

Nästa nätverksmöte kommer att förläggas till Eskilstuna i slutet av maj.
För mer information, kontakta Fredrik Mårdh

Foto: Fredrik Mårdh